فرایند نمایه سازی کتاب، معمولا غیرقابل پیش بینی است. نمایه سازی ترکیبی از هنر و مهارت است که نیازمند کار سخت و دقیق، تفکر و تمرکز، و بهره گیری از دیدگاه ها و قضاوت های بیشمار است.
مراحل نمایه سازی
مرحله اول: برنامه ریزی کنید
مدیریت زمان عامل مهمی در فرایند نمایه سازی است. نمایه سازی فرایند زمان بری است. تهیه نمایه یک کتاب علمی 300 صفحه ای، برای یک نمایه ساز حرفه ای، حدود 7 روز طول می کشد. در حالی که یک فرد غیر حرفه ای به 2-3 هفته زمان نیاز دارد. در مورد زمان مورد نیاز، با ناشر یا نویسنده مذاکره کنید و به توافق برسید.
مرحله دوم: منبع نمایه سازی خود را انتخاب کنید.
- نمایه سازی از نسخه چاپی اثر: اگر منبع شما اثر چاپی باشد، باید از آخرین نسخه چاپ شده کتاب، نمایه را تهیه کنید.
- نمایه سازی از نسخه الکترونیکی اثر:
- فایل PDF: اغلب ناشران، برای جلوگیری از تغییر محتوا و صفحه آرایی کتاب، فایل PDF جستجو پذیر در اختیار نمایه ساز قرار می دهند. جستجوپذیر بودن فایل موجب می شود نمایه ساز به آسانی واژه ها و اصطلاحات مرتبط با آن را جستجو و نمایه کند.
- فایل متنی(Word, Text): به طور معمول، ناشرانی که همکاری طولانی مدت با نمایه ساز دارند و اعتماد کامل به آنها دارند، فایل متنی کتاب را در اختیار نمایه ساز قرار می دهند. در این حالت نمایه ساز، می تواند از روش های خودکار نیز بهره مند شود.
مرحله سوم: ابزارهای کار خود را آماده کنید:
- نرم افزار نمایه سازی: نمایه سازان حرفه ای، از نرم افزار های نمایه سازی برای ساخت نمایه استفاده می کنند. البته هزینه تهیه برخی نرم افزار ها بالاست و نیاز به یادگیری دارد. اغلب نمایه سازان ترجیح می دهند از قابلیت نمایه سازی نرم افزار ورد استفاده کنند.
- خط مشی ناشران: نمایه ساز، باید خط مشی نمایه سازی ناشران را به صورت کامل مطالعه کند. دستنامه شیکاگو(ویرایش 16) یک شیوه نامه کلی برای نمایه سازی است. اما ممکن است هر ناشر سیاست های مختلفی برای نمایه سازی داشته باشد؛ از جمله: نحوه درج جاینما، شیوه الفبایی کردن، درون بافتی یا برون بافتی، شماره صفحات پیوسته، به کارگیری تصاویر، جدول ها و نمودارها در نمایه و…
- طول نمایه: قبل از شروع ساخت نمایه، نمایه ساز باید بداند که ناشر چند صفحه را برای نمایه اختصاص داده است، و اینکه نمایه باید چگونه طراحی شود(سرصفحه، پاصفحه، تعداد ستون و…). معیارهای مختلفی در محاسبه طول نمایه تاثیرگذار است، از جمله، میانگین تعداد نمایه ها در هر صفحه، ارجاعات متقابل، ساختار ظاهری نمایه و…
- لیست اصطلاحات کلیدی
ممکن است پدیدآور، لیستی از اصطلاحات کلیدی مورد استفاده در کتاب را به نمایه ساز تحویل دهد. این اصطلاحات می تواند فرایند نمایه سازی و انتخاب اصطلاح را برای نمایه ساز تسریع بخشد.
مرحله چهارم: تصمیم بگیرید چه چیزی را نمایه می کنید.
قوانین کلی
- کل متن کتاب شامل پیشگفتار، مقدمه و متن اصلی باید نمایه شوند.
- پیوست ها و ضمایم کتاب، اگر حاوی اطلاعات مهمی باشند، باید نمایه شوند. مگر اینکه نکات ذکر شده در آنها، تکراری باشد.
پانویس ها و ارجاعات:
- اگر پانویس ها و ارجاعات، ادامه یا تکمیل کننده متن کتاب هستند، باید نمایه شوند.
- درصورت نمایه کردن پانویس ها، باید بایک نشانه توضیحی، یادداشت بودن آن را مشخص کنید.
نمایه پدیدآوران
- درصورتی که اسامی پدیدآوران منابع مورد استفاده در کتاب، حائز اهمیت باشد، می توان برای این اسامی، نمایه جدا با عنوان «نمایه پدیدآوران» مشخص کرد.
- اسامی تمامی پدیدآورانی که در متن کتاب نام آنها آمده، به صورت مقلوب(نام خانوادگی، نام) الفبایی می شوند.
تصاویر، جداول، نمودارها، عکس ها و…
- بخش های مصور کتاب، در صورت نیاز نمایه می شوند.
- عنوان تصاویر و نمودارها، معمولا به صورت italic یا bold نوشته می شود. برای ارجاع به تصاویر یا نمودارها، شماره آن تصویر، به همراه یک اختصار ذکر می شود.
- در ابتدای لیست تصاویر، یادداشت توضیحی برای نحوه نمایه کردن تصاویر، درج کنید.
چه چیزهایی را نباید نمایه کرد؟
- صفحات مقدماتی کتاب از جمله صفحه عنوان، صفحه اهدا، تقدیر و تشکر، فهرست مندرجات، و… نباید نمایه شوند.
- واژه نامه، کتابنامه و لیست هایی از این قبیل معمولا نمایه نمی شوند.
- ارجاعات درون متنی نباید نمایه شوند.
- نام پدیدآورانی که تحت عنوان «وسایر پدیدآوران…» ذکر می شوند، در نمایه نمی آیند.
مرحله پنجم: نسخه چاپی را علامتگذاری کنید.
- نمایه ساز، فهرست مندرجات و متن کتاب را به صورت کلی مطالعه می کند، سپس تمامی مدخل های نمایه را مشخص می کند و آنها را در نسخه چاپی علامتگذاری می کند. نمایه ساز باید از علائم اختصاری مختص خودش استفاده کند.
- علامتگذاری متن، سرعت نمایه سازی را بالا می برد، و در ویرایش نمایه، به نمایه ساز کمک می کند.
- برخی نمایه سازان فصل به فصل کار می کنند، و مدخل های هر فصل را به ترتیب مشخص می کنند. اما پیشنهاد می شود ابتدا کل متن کتاب را بخوانید و آن را علامتگذاری کنید، سپس ساختار کتاب را مشخص کنید تا یک درک کلی از موضوعات و مفاهیم کتاب بدست آید.
مرحله ششم: اصطلاحات کلیدی را مشخص کنید.
- قبل از اینکه ساختار نمایه را نهایی کنید، مفاهیم کلیدی کتاب را شناسایی و مشخص کنید. مفاهیم کلیدی اغلب سرشناسه قرار می گیرند که می توانند از نظر گستره «عام» یا «خاص» باشند، و نیز «ساده» یا «مرکب» باشند. گاهاً این مفاهیم، انتزاعی هستند و یا به وضوح در متن ذکر نشده اند.
- شناسه های فرعی، جنبه های مهمی از سرشناسه هستند که به عنوان «بیانگر» ذیل سرشناسه می آیند، اما نمی توانند به تنهایی مدخل قرار گیرند.
مرحله هفتم: تنظیمات مربوط به نرم افزارهای نمایه سازی
- نحوه الفبایی کردن نمایه را مشخص کنید. که می تواند «حرف به حرف» یا «کلمه به کلمه» باشد. البته در زبان فارسی، شیوه «حرف به حرف» رایج تر است.
- نحوه تنظیم جاینماهای تکی، پیوسته و جدا از هم را مشخص کنید.
- تعداد ستون های نمایه را مشخص کنید.
- ساختار سرشناسه را مشخص کنید(تورفتگی، فونت و…)
- ساختار نمایه را مشخص کنید(درون بافتی، برون بافتی)
- حداکثر حجم هر مدخل را مشخص کنید
- فونت و اندازه متن نمایه را تعیین کنید.
مرحله هشتم: نمایه سازی را شروع کنید
- مدخل های نمایه از سه بخش تشکیل شده اند: سرشناسه، بیانگر، و جاینما.
- در تهیه نمایه، از مدخل های کوتاه و مختصر استفاده کنید تا حجم نهایی نمایه کمتر باشد. زیرا نمایه حجیم، کاربر را سردرگم می کند.
سرشناسه
- سرشناسه ها باید متشکل از اسم یا عبارت اسمی باشند. اصطلاحات کلیدی که علامتگذاری شده اند، همان سرشناسه ها هستند
- سرشناسه هایی که 5 یا6 جاینمای مختلف دارند، باید به شناسه های فرعی یا بیانگر تقسیم شوند تا راحت تر بازیابی شوند.
بیانگر
- بیانگرها تا حدامکان باید مختصر و معنی دار باشند.
- به عنوان یک قاعده کلی، حرف ربط «و» نباید ابتدای بیانگر به کار رود و به جای آن با کلیدواژه معنادار شروع شود.
مرتب کردن بیانگرها
- بیانگر ها می توانند به صورت الفبایی یا تاریخی مرتب شوند.
- نمادها، خط تیره، ممیز و… در ترتیب بیانگرها نادیده گرفته می شوند.
- درصورت نیاز، نمایه می تواند به تفکیک حروف الفبای فارسی، انگلیسی و نمادها باشد.
- مدخل هایی که با شماره یا نماد خاصی شروع می شوند، باید تلفظ آنها به حروف نوشته شود.
جاینماها(شماره صفحات)
- جاینماها اغلب به صورت کامل درج می شوند. اما درصورتی که شماره صفحات پشت سرهم باشند، می توانند خلاصه شوند که البته قوانین خاصی دارد.
ارجاعات متقابل
- ارجاعات متقابل کاربر را مستقیما به موضوعات مرتبط هدایت می کنند.
- ارجاعات متقابل می توانند در بیانگرها هم به روند.
- بین اصطلاحات مترادف، ارجاع متقابل به کار می رود.
مرحله نهم: نمایه را ویرایش کنید
- نمایه باید با دقت ویرایش شود. ویرایش نمایه شامل بررسی صحت شناسه ها و بیانگرها، شکل املایی مدخل ها، یکدستی فونت نوشته ها، علائم نقطه گذاری، صحت ارجاعات و بررسی جاینماهای اشتباه است.
- همچنین میزان شمول و جامعیت نمایه باید بررسی شود.
- در صورت نیاز برا رفع ابهام می توان جاینماهای مختلف را به چند بیانگر تقسیم کرد.
مرحله دهم: اصلاح نهایی نمایه
اشتباهات املایی و نحوی:
- کل متن نمایه باید سطر به سطر خوانده شود و اشتباهات املایی یا نحوی اصلاح گردد.
- معمولا ویرایش نسخه چاپ شده، بهتر از نسخه الکترونیکی و روی مانیتور است.
- املای واژه ها، باید به همان صورتی که در متن آمده، ذکر شود.
- برخی نرم افزارها، قابلیت بررسی اشتباهات املایی و گرامری را دارند. از این ابزارها استفاده کنید تا نمایه ای بی نقص داشته باشید.
جاینماهای غلط
- محل وقوع جاینماها و شماره صفحات را بررسی کنید تا مطمئن شوید جاینماها درست هستند.
- در مواردی که از نرم افزار استفاده می کنید، ممکن است برخی صفحات فاقد ارزش نمایه سازی، شماره گذاری شده باشند. باید از انطباق این شماره صفحات اطمینان حاصل کنید.
مرحله یازدهم: ساختار نمایه را نهایی کنید
نکات عمومی
- چون نویسنده کتاب، بیشتر از همه به موضوعات آن اشراف دارد، توصیه می شود نمایه ساز با نویسنده در ارتباط باشد. تا اطمینان حاصل شود که تمامی موضوعات اصلی و فرعی و روابط بین آنها به صورت دقیق رعایت شده باشد و به مفیدترین شکل ممکن مرتب شده باشد.
- بعد از اصلاح و ویرایش نهایی نمایه، نمایه باید در قالب ساختار پیش فرض ناشر آماده شود.
- در آثار چاپی، معمولا، نمایه با فونتی کوچکتر از خود متن ساخته می شود.
- نمایه ها معمولا در دو ستون تنظیم می شوند، اما در کتاب هایی با قطع بزرگتر، می توانند در سه تا چهار ستون تنظیم شوند.
تورفتگی نمایه
- تمامی سطور در متن نمایه، تاحدی تورفتگی دارند.
- اندازه تورفتگی باید در کل متن نمایه به صورت یکدست باشد.
- در نرم افزارهای نمایه سازی، تنظیمات مختلفی برای میزان تورفتگی وجود دارد که توصیه می شود از آنها استفاده کنید.
مرحله یازدهم: اتمام کار نمایه سازی
نمایه تهیه شده را به ناشر یا پدیدآور ارسال کنید. درصورت نیاز، تغییرات درخواستی را اعمال کنید.