واژه «نمایه» که ریشه لاتین دارد و معادل کلمه «Index» است، به معنی «آنچه که به چیزی اشاره میکند، افشاکننده، کشفکننده، اطلاعدهنده، انگشت اشاره، اشارهکننده، نماد، نقش و یا لیست» میباشد. در زبان فارسي و در غالب رشتههاي تخصصي، واژه «شاخص» معادل Index بهكار ميرود، ولي در رشته كتابداري و اطلاعرساني واژه «نمايه» براي آن انتخاب شده است.
در واژهنامه انگلیسی آکسفورد(2018) تعاریف زیر ارائه شده است:
- •یک نشانه، علامت، یا نشان دادن چیزی
- •یک لیست الفبایی، که اغلب در انتهای کتاب جای میگیرد، شامل نامها، موضوعات و غیره.
در علم اطلاعات و دانششناسی تعاریف زیر درباره نمایه و فرایند نمایهسازی وجود دارد:
- •فرایند تحلیل محتوای اطلاعاتی منابع اطلاعاتی و بیان این محتوای اطلاعاتی به زبان قابل درک برای سیستم نمایهسازی
- •نمایهسازی عبارت است از عمل توصیف یا شناسایی یک سند در قالب اصطلاحات موضوعی آن سند(استانداردISO 5963)
- •نمايه فهرستي از نامها، موضوعها، و ديگر مطالب موجود در يك سند يا مجموعه اسناد و مدارك است كه به شيوهاي (معمولا الفبايي) مرتب شده و از طريق جاينماها كاربر را به محلي كه اين نام يا موضوع در آنجا آمده راهنمايي ميكند.
- •به فرايند «تحليل محتواي يك سند و يا مجموعه اسناد و برگردان نتيجه اين تحليل بهواژههايي كه در نمايه ميآيد»، نمايهسازي ميگويند(دایره المعارف کتابداری و اطلاع رسانی).
- •سیاههای نظمیافته از شناسهها، که به ترتیب الفبایی یا ترتیب دیگر مرتب شدهاند، که متفاوت با نظم و ترتیب خود سند یا آن مجموعه نمایه شده است، و به منظور کمک به کاربران برای جایابی اطلاعات در آن سند تهیه شده است(سازمان بین المللی استانداردسازی ISO 999).
- •نمایه سیاهه نظامیافته مدخلهایی است که به منظور کمک به استفادهکنندگان در جایابی اطلاعات یک مدرک ساخته میشود(استاندارد نمایهسازی بریتانیا).
- •نمایه، ترتیبی از نشانههاست که به صورت ساختارمند مرتب شدهاند، به همراه ارجاع از هر نشانه به محل وقوع آن نشانه(Mulvany)
تعریف کاملتر و دقیقتر از عملکرد نمایه را می توان در استاندارد بریتانیایی(BS 3700) و نیز معیارهای جایزه H.W. Wilson یافت:
«یک نمایه، توالی منظمی(که نتیجه یک تحلیل کامل و دقیق از متن موردنظر است) از نقاط دسترسی، به تمام اطلاعات مندرج در متن است»(Mulvany، 2005).»
Weinberg(2017) تعریف زیر را پیشنهاد میکند: یک نمایه، از یک نظم شناختهشدهای از نمادها، به یک نظم ناشناختهای از اطلاعات میرسد. ترتیب نمایه، متفاوت با ترتیب خود سند یا مادهای است که درباره آن اطلاعات میدهد.
براساس تعریف Weinberg یک نمایه میتواند به عنوان یک سند درنظر گرفته شود، چه به عنوان یک سند مستقل(مثل یک پایگاه اطلاعاتی چاپی یا الکترونیکی)، یا قسمتی از یک سند(مثل نمایه انتهای کتاب)، و چه به عنوان یک ساختار گنجاندهشده در یک سند(مثل یک سند XML). عملکرد نمایهها، فراهم کردن دسترسی به اطلاعات داخل همان سند یا درباره سایر اسناد است. از دیدگاه ساختاری، یک نمایه به عنوان یک «سند هدف» درنظر گرفته شده است، و اسناد نمایهشده(اسناد مستقل یا مجموعهها)، به عنوان اسناد «منبع» درنظر گرفته شدهاند.
بنابراین تعریف زیر اینجا پیشنهاد میشود:
یک نمایه، نوعی سند هدف است، که عملکرد آن فراهمآوری دسترسی به اطلاعات داخل یا درباره برخی اسناد منبع، با استخراج نشانهها از اسناد منبع یا با تخصیص نشانهها به آن منبع است. در نتیجه دسترسی کاربران از یک نظم شناختهای از نشانهها(مثل الفبایی) به یک مکان ناشناختهای از اطلاعات در سند را فراهم می کند. نظم یک نمایه اغلب متفاوت با نظم منبعی است که درمورد آن اطلاعات میدهد. علاوه بر آن، یک نمایه به کاربران کمک میکند با استفاده از برقراری روابط معنایی بین اصطلاحات نمایهای، اصطلاحات مورد نیاز خود را از نمایه پیدا کنند.
نمایه و نمایهسازی میتوانند به صورت متقابل تعریف شوند: نمایهسازی فرایند تولید یک نمایه، و نمایه محصول فرایند نمایهسازی است. این فرایند میتواند توسط انسان، یا برنامههای کامپیوتری(که توسط انسان ساخته شده و بنابراین ذهنیت انسان را منعکس میکند) یا ترکیبی از این دو، انجام شود.
منابع:
نوروزی، علیرضا(1387). نمایه سازی کتاب: راهنمایی برای ناشران، نمایه سازان، کتابداران، نویسندگان و مترجمان. تهران: چاپار
ISKO Encyclopedia of Knowledge Organization.(2018). “Indexing: Concepts and Theory”.
Available: http://www.isko.org/cyclo/indexing[19 Agu. 2018]
دایره المعارف کتابداری و اطلاع رسانی. «نمایه سازی». بازیابی شده از:
http://portal.nlai.ir/daka/Wiki%20Pages/%D9%86%D9%85%D8%A7%D9%8A%D9%87%20%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%8A.aspx در تاریخ 25 مرداد 1397