نرم افزارهای نیمه خودکار نمایه سازی، در تهیه نمایه انتهای کتاب، به کمک نمایه ساز می آیند. دلیل اصلی استفاده از نرم افزار در نمایه سازی، «صرفه جویی در زمان و هزینه» است.

 

در فرایندهایی چون تولید نمایه های خودکار، طبقه بندی مدارک و اصطلاحات، تدوین راهبردهای کاوش، و یا ایجاد ارتباط بین اصطلاحات وابسته می توان از نرم افزار بهره گرفت. نرم افزارها هم می توانند به عنوان ابزار کمکی در نمایه سازی دستی استفاده شوند، و هم برای نمایه سازی خودکار به کار گیرند.

 

نمایه سازی نیمه خودکار را میتوان در سه مرحله زیر خلاصه کرد:

1- تحلیل متن:

منظور از تحلیل متن، مطالعه دقیق کتاب، آشنایی با موضوع کتاب و حجم آن است.بیشتر نمایه سازان در حوزه های خاصی به طور اختصاصی فعالیت می کنند. برای مثال متخصص نمایه سازی حوزه علوم انسانی، هیچوقت کتاب های مهندسی را نمایه نمی کند. اما یک نمایه ساز باید در همه حوزه ها سررشته داشته باشد.

پس از مطالعه کتاب، موضوعات اصلی و فرعی، و روابط بین آنها را مشخص می کند. انتخاب بهترین اصطلاح برای هر موضوع خیلی مهم است. این اصطلاحات را می توان در فرهنگ های لغت اختصاصی هر رشته مشخص کرد. می توان در این مرحله از کارت های کوچک نمایه سازی سنتی استفاده کرد.

 

2- استفاده از روش های نمایه سازی ماشینی

تکیه صرف به نمایه سازی انسانی نمی تواند جوابگوی کمبود منابع و مهم تر از آن کمبود وقت باشد. بنابراین استفاده از روش های ماشینی، بیش از پیش احساس می شود. در این مرحله، نمایه ساز می تواند برای انجام فرایندهایی چون شناسایی کلیدواژه، استخراج کلیدواژه، شمارش بسامد واژگان، ایجاد نظم الفبایی و… از ماشین بهره بگیرد.

3- کنترل به وسیله یک نمایه ساز متخصص

شروع به کار نرم افزارهای نمایه سازی، دو دوره زمانی متفاوت را پشت سر گذاشته است:

دوره اول: صرفا با به کارگیری روش های شمارشی و بر اساس بسامد واژگان بود، که از روش های آماری برای استخراج کلیدواژه ها استفاده می شد.

دوره دوم:  در این دوره، نرم افزار های نمایه ساز قدرتمندی به وجود آمده اند که با تحلیل هوشمندانه متن، نمایه های بهتری می سازند. موتورهای امروزی قابلیت نمایه سازی معنامحور(در مقابل محتوامحور یا بر اساس کلیدواژه) را نیز دارند که جهت رفع مشکل جستجوی کلیدواژه ای از راهکارهایی چون استفاده از فهرست مترادف ها و بهره گیری از جستجوی فازی بهره می برند.

در بسیاری از برنامه های بازیابی اطلاعات می توان فرایندهای الگوریتمی  رایانه ای را برای پردازش های اطلاعاتی و به عنوان جایگزینی برای پردازش های فکری بشری به کار گرفت. کاربرد اصول پردازش زبان طبیعی به دو نوع زیر است:

• زبان های سطح پایین: اصوات، کلمات و عبارات اسمی؛ بیشتر با نمایه سازی خودکار عجین اند.
• زبان های سطح بالا: معانی، زبان شناسی، واقع گرایی و تعامل؛ بیشتر با روح نمایه سازی انسانی سازگار است.

ادعای ایجاد نمایه توسط کامپیوتر مثل این است که بگوییم یک خودکار، کتاب می نویسد. یکی از دلایلی که رایانه نمی تواند به طور خودکار به نمایه سازی(به معنای واقعی کلمه) بهینه بپردازد، این است که فرایند نمایه سازی و چکیده نویسی چیزی بیش از الفبایی کردن واژگان مدارک است. رایانه ابزار مناسبی برای فرایند الفبایی کردن و اعمال مشابه می باشد، ولی ابزار خوبی برای تولید محصولات فکری و انتزاعی مانند نمایه سازی نیست. امروزه با توجه به نیاز روافزون به نمایه سازی ماشینی، ابزارهای مختلفی برای این امر طراحی شده اند. برای انتخاب یک نرم افزار نمایه ساز، ابتدا باید به سوالات زیر پاسخ دهیم:

• چه نوع مدارکی و با چه فرمت و قالبی باید نمایه سازی شود؟
• چه نوع نرم افزاری برای نمایه کردن مدارک مورد نظر مناسب تر است؟
• مزایا و برتری های نرم افزار انتخاب شده از میان سایر نرم افزارها چیست؟

ابزارهای تولید نمایه، انواع مختلفی دارند. در هر ابزار، فرایند نمایه سازی به شکل متفاوتی انجام می گیرد.  انواع نرم‌افزارهای نمایه‌سازی بر اساس نحوه ارائه نرم‌افزار عبارتند از:

• ارائه نرم‌افزار به صورت تحت وب(Web Indexing): در این روش، فرایند نمایه‌سازی، به صورت آنلاین و تحت وب انجام می‌شود.
• ارائه نرم‌افزار به‌صورت اپلیکیشن(Dedicated Indexing Software): این نرم‌افزارها، محیط‌های اختصاصی نمایه‌سازی هستند که با بهره‌گیری از ابزارهای مختلف، امکان تهیه نمایه را به کاربر می‌دهند.
• ارائه به‌صورت افزونه واژه‌پرداز(Utilities and Add-Ons): از این طریق، افزونه مورد‌نظر به برنامه‌های واژه‌پرداز اضافه شده و به کاربر در تهیه نمایه کتاب، کمک می‌کند.

علاوه بر آن، ساختار نرم‌افزارهای نمایه‌سازی بر اساس نوع کارکرد نرم‌افزار به سه نوع زیر است:

• نرم افزار های نیمه-خودکار(Semi-Automatic Softwares): در این نرم‌افزارها، پس از بارگذاری فایل، لیستی از شناسه‌های پیشنهادی به کاربر ارائه می‌شود که کاربر می‌تواند با استفاده از آنها، نمایه نهایی را تهیه کند.
• ابزارهای ساخت نمایه(Stand alone or Dedicated tools): این نرم‌افزارها، ابزارهایی برای ساخت بهتر نمایه هستند و کاملا مستقل از متن مدرک عمل می کنند. این ابزارها، در فرایند ساخت، تنظیم، چاپ و ویرایش نمایه به کمک نمایه ساز می آیند.
• افزونه واژه پرداز(Utilities and Add-Ons): این نرم‌افزارها، به صورت افزونه به نرم‌افزارهای واژه‌پرداز از جمله ورد اضافه می‌شوند.